一、浪费时间
没有人愿意认为自己在浪费时间。但实际上人们不仅容易虚度光阴，而且常常对此浑然不知。例如：
由于记性欠佳，需要重新研读同一材料；
对每天的预定目标只完成一半，却不知道为什么会如此。
每天的大好时光用于对凡事大惊小怪上；
漠视自己的行动计划变得越来越长；
当需要时，无法找到重要的文件'
由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找。
诸如此类的问题与自我安排有关。如果没有很好地进行安排，大多数人虽然在短期同可以侥幸无事，但在更长期内这些问题终会演变成心腹大患。

绊脚石
要想清楚如何有效利用时间，就需要仔细考虑哪些事情正在碍手碍脚。
创造时间的秘诀大多在于如何妥善安排时间。如果你对于管理程序不太在意，可能就会觉得安排时间科是一件讨厌的事情。但在事实上，妥善安排将使你节约大量时间-----一般情形总是这样的：如果你不牢记节约时间的方法，你就只会浪费时间。

找到原因
想要很好创造时间，就要对自己实事求是。对自己提出以下问题，作出尽可能诚实的回答：
1． 我做了什么根本不需要做的事？
2． 我做了什么能够由别人、并且应该由别人做的事？
3． 我做了什么耗时过长的事？
4． 我做了什么会浪费别人时间的事？

1．做了根本不需要做的事是一种非常普遍的浪费时间的现象，你做的事不仅对自己无用处，而且对别人也无用处。例如：
你（或别人）还在做一些不必要的事，因为这已习惯成自然。你知道这项工作出现了什么变化吗？工作成果对你或其他人是真的有用，还是仅仅为了完成任务，然后束之高阁，不再过问？
你有几套会计账本，对交易重复记录。
在办公室计算机化后，你仍然手工操作，仅仅是因为你不信任新方法。所有这些行为都是在浪费时间。
2．人们容易冲动去做能够由虽别人、并且应该由别人做的事，特别是当你擅长时，但是，如果你不对某些任务授权，你就不大有时间去致力于管理工作。情况常常如此，身体力行比花时间交给别人做要完成得更快，甚至当你已对某个任务授权时，还会情不自禁地事无巨细，一一过问。但是如果你这么做了，就会面临更多的时间浪费，因为：
你将要花时间去做应由别人负责的事情。
人们很快认为，一旦出现问题，你半为他们解决。
你无法去做应由你完成的任务。
而且许多人会憎恶你的帮助，因为别人不再首先向他们求助。
同时，你自己的效率岌岌可危，最终不得不把应由你负责的任务交给无法充分胜任的人------到时候，他们还会反过来需要你提供更多的帮助。
3．耗时过多，是因为：
你自己没有组织安排好，无法找到完成工作所需要的一切有关材料。
由于没有花时间对自己进行适当调整，觉得任务难度高。
在精确计划好需要完成的目标之前，就匆忙行事。
事必躬亲。
5． 没有人愿意承认浪费了别人的时间。大多数人会说自己的时间从来都嫌不够用，怎么可能浪费别人的时间呢？但想想以下情况：
在虽人已经做了大量工作后，你还是杞人忧天。
忘记传递新的信息，以致别人仍然根据旧的、过时的信息做事情。
召集员工面谈，却忽视准备好相应的报告或材料，以至要花时间去寻找。
举行没有议事日程的临时会议，因而人们不知道开地的目的，无法事先准备。
允许别人插话打断讨论，导致时间拖延过长，效率下降。
让习惯准时的闲等（无论有没有理由），因为你误点了。
如果你承认存在以上情形之一，想想由于人的行为总共损失多少时间，例如，你没有为一个10人会议作好准备，因此会议比必要的时间延长了25分钟，累计起来共浪费了250分钟，超过了半个工作日。

借口
如果你发现一项任务有难度，并且正耗费你不少时间，那么你将无法完成所有对你提出的要求，导致最终拖拉滞后。如果你回避这项任务，它不会消失，而最终会变成一种自发性危机四----危机是时间浪费的集中表现。
对于没能按时完成任务，你可能有许许多多冠冕堂皇的理由。但因为每个人可支配的时间相同的，所以一定是个人管理时间的方式的不同造成了结果的迥然差异。事实上，从来不会出现缺乏足够时间做事情的情况。人人都能创造时间。只要适当改变自己的行为喜好就行了。
下次当你发觉自己或别人开口说"我没有时间。。。。"时，想想为什么不愿意去做。如果是参加马尼拉的香槟酒会，谁会没有时间呢？
人们没有按时完成任务，是因为：
任务似乎不值得花那么大力气。
懈怠似乎不会立即遇到任何严厉的惩罚。
有比手头工作更令人感兴趣的事可做。
容易忘记如何按时完成任务。
如果你自己自欺人，把这些作为自己没有尽责的借口，那么你决不会认真为此做些什么。对自己应实事求是，要找出真正的原因：事情为什么根本就没去做以及为什么没有按时完成。
问问自己对可用时间的支配方法有多大的满意程度。你或许相当有效地利用了时间，但感觉可以做得更好。非常可能的是，你没有按时完成的事情正是那些你不大愿意去做或相当棘手的事情。可行的一个策略是：记录下目前你是如何花费时间的，这会让人有一个客观依据，去衡量自己在掌握时间中取得的进步。

提要：你的态度
你的态度反映了你是热衷于管理时间，还是想把时间当作无所作为的一个借口。
这要求你有意愿要让事情有条不紊。一旦你作出决定做得出色，其它的事情就相对容易了。 自我检查
为了评估你是否有效地管理了时间，想想如何回答以下问题：
我是否难以说清一天里做了些什么？
我是否碰到了一个无法再拖延的问题？
我是否做了实际上不需要做的事情？
我是否常常越俎代庖？
我是否往往对某些任务要花费更多的时间？
我是否难以按时赴约？
我是否经常会忘记接下去准备的事情？
如果你对这些问题中的大多数回答"是"，那么你可能需要注意一下你管理时间的能力了。

改善之道
你花点时间反省一下你是如何使用时间的。
你能够确认有些正在做工事情是否在浪费自己的时间。
你能够确认有些正在做的事情是在浪费别人的时间。
你能够觉察某些任务没有完成或者根本没去做的理由实际上是个借口。
每天结束时，你能够清楚地反指出自己取得的最大成绩。
你积极致力于管理自己的时间。

二、筹划任务
邱吉尔曾经说过，如果你想做一件事情，就把它交给一个忙碌的人去办。忙碌的人在控制时间方面看起来比别人做得更好。他们似乎能够比别人在一天时做成更多的事。尽管这些人忙碌，但他们总是可以找到方法，在日程表里安排好的交代的事情。他们之所以这么做。原因在于：
他们对于完成任务具有一种紧迫感。
他们认真看待最后的期限，不喜欢逾期。
他们掌握了按时完成所需要的技巧。
他们充分注意自己对生产所负的责任。

了解你的责任
在各行各业中，每份工作都有职责范围。顾名思义，职责就是规定了你个人在哪些领域有责任。
透彻理解你在工作中要做的事，这样才能确认你应当做什么，并与实际所做的事进行比较。如果你还不有规定职责，那么不妨为自己设立一个。明确你在工作中的主要责任。对你需要去完成的任务列一份清单，以便有效地开展工作。仔细揣摩工作的实际范围，以及对你的业务或工作会产生怎样的总体效果。
你可能会发现，有些事情对于确保工作有效运转并非至关重要。这些事情可能做起来有趣愉快，但你应该明白它们不是你要为之努力的核心任务。
想要创造更多的时间，第一步是明确理解自己的责任和目标。一旦你对此理解了，建立目标和确定优先顺序就极其容易了。

设立目标
设立并达到目标是在管理时间中具有重要作用。如果你不知道该做什么，也就不会知道从何着手。
知道什么事情是重要的以及什么事情需要去做，可以使你控制事态的发展，而不是让它支配你。这样，你就有机会在有限的时间里完成的所交代的任务。设立目标是有用的，可以帮助你：
集中精力于下一步行动。
计划好在既定的时间范围内要做的事情。
帮助其他人了解正在发生的事情以及他们应如何加入进来。
了解自己的目标可以使你防止浪费时间。要想有效地设立目标，就需要：
计划好想要达到的目标。
与其他人讨论你的想法。
写下你决定要做的事情。

确定优先顺序
如果确定了优先顺序，将有助于你达到目标。想做到这一点，首先要看看你的总工作量，并决定什么事情应优先考虑。可将其分为四类：
基本任务：指那么如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。
你应当完成的任务：一般指应最先完成的任务。
你喜欢做的任务：在事先安排时间时，通常从不会去做的事。
不重要的任务：但容易而且有趣，通常首先会去做。
在这四个标题下，写出你面临的任务。研究一清单，对需要做的事、应当做的事和喜欢做的事分配好时间。这既可以使你不去做那些你喜欢、但并非必要的怀，也可以使人决定抽空做一些那种事。你完全了解这些事并不重要，但去做的话，可以作为完成时间更长、更复杂的任务的一种调剂。
一旦你明确了优先顺序，不要对此拘泥不化，以致环境变了，你却无法更改。要灵活机动。形势会千变万化，你目前的优先顺序也会因此变得风马牛不相及。此时固守只会浪费时间。
不过，万一有项重要活动（例如一次会议）取消了，你要认识到你并没有简单地浪费时间。你可以把原来准备的精力用于解决清单上的另一项任务。

紧急的和重要的
在创造时间中，理解紧急和重要之间的区别具有重要的意义。
紧急的事是指迫切需要关注的事，或许事情本身并不重要，例如安排停泊车量。重要的事是指需要仔细考虑的事，通常要侈花时间来研究，例如下一季度的业务计划。
紧急的事由于时间上的限制，往往看似重要。它们要求迅速作出瓜，但不会花许多时间。你可能会不得不先搁置紧急的事，而去做重要的事。
情况可能还会是这样的，假如你可以特意这么做，那么拖延重要的事以便去做更加有趣的事也无可非议。如果你准备花时间这么做。那么你就要想好如何包补上这段时间。
当然，有些事情即紧急又重要。当出现这种情况时，你就需要对此全力以赴。这里的总是不在于是否先做更吸引人的事。否则你将会时间来不及。

任务类型

考虑一下你所做之事的性质。想想你有多少时间是用于行政事务，以及有多少时间是用于完成业务或工作中的日常事务。
管理任务将使你做到：
未雨绸茆，确保万事个俱备，以便提高效率、有效地开展工作。
选择恰当的时间、地点、人选和工具
告诉员工做什么以及应达到的标准，如果必要的话，建议他们如何去做。
务必使相关人员了解当前情况，以及为了确保进展顺利，需要他们做那些事情。
看看你的优先顺序清单。如果你没有或多或少地实现以上主要功能，分析一下你实际上正在做的事情以及它是否属于你的主要职责范围。
你会发现自己正在让别人把他们难以胜任的事情推托给你，因为你比他们更高一筹。或者情况是，你的工作陷入停顿，因为你缺少合适的方法或设备。大多数情况下，你可能没有认识到正是你在行政工作方面的能力会真正有助于你节约时间。

提要：不损失任何时间
通过明确自己的责任，了解自己的目标，根据优先顺序安排任务，以及有能力区分紧急和任务和重要的任务，你将发现更容易计划好如何更有效地利用时间。
如果你觉得这听起来有点强人所难，并且是在浪费时间，那么就让我们一起听一个中国皇帝 故事。皇帝指示他的财政大臣建造一条两边启遍雪松的林荫大道，一直通身他的皇宫。财政大臣表示反对，指出，"完成这项工程需要花费300年的时间。""不错，"皇帝答道，"这样你就不会失去每一分钟了"。

自我检查
反省一下自己在计划自己时间方面做得如何，回答以下问题：
我是否充分理解什么是我的责任以及什么不是我的责任？
我是否清楚自己的目标？
我是否明确了做事的优先顺序？
我是否知道如果今天不做其他事情，那么应当达到怎样的目标？
我是否能够区分重要的事情和紧急的事情？
我是否在做适时合宜的事情，以便更有效地利用时间？

改善之道
你确定了自己的基本任务。
你确立了自己的目标。
在事先确定的时间范围内完成重要的工作。
你明白当原来的优先顺序发生出乎意料的变化时要随机应变。
你能区分紧急的工作和重要的工作。
你做力所能及的行政工作会有助于你更好地管理时间。
你决定马上开始统筹安排自己的时间。

三、排时间表
如果别人并不总来差使你做这做那，以至于你似乎永远做不完自己的工作，那么你就可比较容易地安排自己的时间。不管你做什么工作，都需要掌握一系列的方法来帮助你最大限度地利用时间。

设立最后期限
帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，最终耗尽所有可利用的时间。这就是为什么设立最后期限是重要的。没有了最后期限，时间范畴再合理，也往往会一事无成。
在形式上设立最后期限是为了确保计划的成功。根据最后期限来安排工作，你通常就能事先决定什么时候必须开始做什么事情。如果规定给你的最后期限非常紧迫，就定一个自己的最后期限，就象盒子里再套一个盒子。这可以使你避免把所有可用的时间花在一项任务上。
你可以通过设置手表、旅行闹钟或计算机时钟来显示时间是否用完成的方法，给各种活动定一个时间限制。你将惊讶发现这会大大有利于你集中精力，并在分配的时间内大做特做，而且当你习惯于在限制的情况下工作时，你将发现自己完成工作的时间变得越来越短。

解决大任务
大任务看起来困难重重，使你束手无策，原因只在于你不知从可着手。例如，你再现重新分配办公室，重要的是你不要被任务的复杂性所吓到。
这里的窍门是把所有的大型工作看作是一个西瓜，要把它们切成捏得住的小块。然后，为这些小工作制定一个时间表，一次处理一点。这样，任务就大而化小。在时间表上，你就能安排好进度。

规定不受打扰的时间
有些事情需要你全身心的投入，你应当留出不间断的时间去做这些事情。许多人寻找一个更安静的地方工作来做到这一点,但是这里还有其他几种方法,可以安排"专用"时间来避免受到打扰:
确定你有空的时间和谢绝打扰的时间,并且明白无误地告诉别人.
将电话应答机打开一二个小时录取留言,尽管事实上你就在旁边.这可以使你专心完成必要的工作,然后另选时间一一处理留言.
在浴室里备一块"白写字板"和防水笔,这样你就能安安静静地涂涂写写,出谋划策.
在床边备一本笔记本,它的不同寻常之处在于每当你最怡然自得,常常灵感大发时,写下这些重要的想法.

尽可能利用会议

你有多少次走出会场后说:'那个会完全是浪费时间?"比方说,如果无人关心每周例会,这些会议就显得无意义.但是开会不是为了浪费时间,所以如果你掌管会议,就务必要知道:
为什么需要召开会议,而不选择发送一个备忘录或电话通知?
谁 应当参加会议以及为什么要参加?
你将讨论的确切题目是什么?
你想在会上达到的目标是什么?
如果会议内容丰富,生个与会者都应当事先有的了解,所以,如果你的大部分时间是用于参加会议,你务必要知道:
会议的目的
你要其中的目的:
会后需要你去做的事情.
如果你不了解以上三项内容,就首先要问问自己:为什么要去开会,以及是否需要自始至终地出席,或者坐在那里只是出场亮相,会上自行其事,会后再研究会议记录。
当出现以下情形时，召开面对面的会议是业务所必需析，例如：
当对身体语言的领悟与口头交谈同等重要时
当你们素未谋面时；
当你需要参考某些文件或者使用某些设备时。
否则，打电话、发传真或召开电话会议更加行之有效。

有效利用旅行时间

出门旅行常常与参加会议有关，在避免浪费方面同样有潜力可挖。出门之前多问问旅行的目的是什么。如果你喜欢商业旅行或者正面临着一次出差，要尽可能利用这段"无用处"的时间。
随身带一部个人电脑或笔记本，关掉机器响声，可以做一些事情；
静下心来，反复后用一个口述录音机处理信件往来；
和同事一行旅行时商谈工作，但要注意的透露的细节问题；
清理公文包，务必把一些东东带回办公室销毁，有必要的话集中放入一个袋中；
费用开支的核对；
听一盘有关经营管理的磁带，一本有声读物或语言教程；
思考战略，酝酿计划，为进一步的论证作一些注解；
读那些你认为需要花几年时间来读的东西。

提要：分配时间
如果你能够安排好时间，从容做事，你就更有能力解决最后期限问题。你将留出时间去做需要做的事情，并且发现自己已经创造了时间，可以去做的避孕药以前没空去做的事情。
在工作时特地为自己设立时间限制，可以防止在劳动保护事情上费时过多，消耗掉用于其他事情的时间，这样你将最大限度地利用好可支配的时间。
你还会感到更加自信：你更擅于创造时间，为已所用，而不是受牵制。这会使你自信你掌握了工作进度，能够按时完成向你提出的无数要求。

自我检查

反省一下自己在安排时间方面做得如何，回答以下问题：
最后期限是否快到了？
我是否把大任务分解了？
我是否有办法留出不受打扰的时间，以便完成重要的事情？
我是否参加的会议获益？
我的所有旅行是否必要？
当我长途旅行时，我是否计划好如何利用这时间？
我是否高效率地作好安排，充分利用可支配时间？

改善之道

给自己设立最后期限
使用大量方法，积极寻觅不受打扰的时间。
把大任务分解成具体可行的会议。
多多利用你决定参加的会议。
旅行时计划好要做的事情。
在规定的时间内完成工作。

四、节约时间的方法

节约时间要比你想象的容易实现，所有一切都与你如何安排有关。要做到这一点，有许多出色并行之有效的方法。

列清单

许多人认为自己能够同时做好几件事。这往往是一厢情愿，他们最终只会把事件搞得一团，或者根本无法完成。要想连续不断地做事情，秘诀是列一份清单，提醒自己应该做什么事情。
列清单是组织安排中的关健措施。你的清单应当反映出事情的轻重绥急以及我要特别注意的某些细节。动笔列清单以似大功告成了一半。以下是清单类型的一些例子，在控制时间方面会有所帮助：
列一份今天必须完成任务的清单。如果清单上的事情超过了6件，像不可能一一做完的。如果有件事情在清单上逗留了3天以上，就要问问自己为什么会如此，这种情况要么意味着现在已到了刻不容缓的地步，不得不马上去做，要么就根本不值得首先去做。
列一份清单，举出你需要去在一定时间内完成的事情，并且排列出合理的次序。这样，你会觉得你正控制事态的发展，而非漫无目的。
当你不得不离开办公室桌时，写下想要去做的事情。如果你又去做别的工作，会容易忘记原先的首要任务，最终一无所获，两手空空地回到办公桌前。
许多人抵制动笔记事的做法，但好记性不如烂笔头。研究表明，能够记住的事情件数最多为7件（上下减2件）。
如果你当凭记忆去做事情的时候遇到了打断，那么能够回想起的事情几乎没有。所以写下必须要做的事情。这样，
你不会忘记任务重要的事情。
你不必为完成任务而重新跑一趟或再打一次电话。
你可以用记号勾出已经完成的任务，这会使你有一种实实在在的成就感。

处理文书工作

有些不良习惯会妨碍你进行合适的安排。不整洁的办公桌、公文箱等都表明你没有信心管理自己或你的文书工作。你要保存所有的文件，而不是统统一弃了之。对待文书工作的方法是及时处理，一次完成。每次收到一份文件后，可以采取以下行动之一：
归档
执行
传阅
废弃
最后一种做法是人们面临的最大问题，因为他们不愿意作出决定去丢弃任何纸张，垃圾箱很少被人看作是处理文件的工具，它的重要性大大爷工于应有的地们。这种奇怪的本能是某些人特有的，如果你想要更有效地管理时间，就要加以改变。如果文件对你无用处，狠狠心，扔掉它。
如果你真的无法做到这一点，那么准备一个放在办公桌上的公文格，用于存放那些你无法决定该怎么办的东东。几个月后，抽出底层的东东，看也不用看就丢掉吧，因为那时说明这些看都不用看的东东是根本不重要的事情。

个人记事

了解每天发生了什么事情是重要的，特别是当虽人的看法可能与你不一埃时。为了保证至少你知道自己是对的，当事情发生时通过以下方法记下来：
准备一本专题笔记本，写下从每日留言到董事会决议之类的每一件事，随身携带。
在电话机边放好纸和笔
准备一本重要的姓名、地址和电话号码的索引，要随手可得，不要依赖电话的记忆储存功能，如果你正使用电话，你就无法从中获取另一个电话号码。
把收到和发出的重要邮件与电话记入你的工作日志，这样你就可以知道事情是在什么时候发生的以及你是在什么时候处理的。

找到东西
如果你有一个良好的找寻方法，就可以相当迅速地找到东西。如果你的方法拙劣或者根本就不有，就有必要花时间建一个。
方法务必要简单。几乎没有人需要繁琐复杂的方法，因为它很少会帮助你更快地找到东西，而且首先需要花更多时间进行归档。挑选一个符合你需要的方法，确保你了解如何使用，这样当你需要时就能找到东西。以下是一些简单的归档方法：
将重要的计划分门别类地放放文件盒中。
把每天的6项任务放入一个标有急件的文件格中。
按照字母顺序排列那些单独存放不同细目的文件。

采用便捷方法
拖拉是个普遍存在的问题。当你因为只是没有时间象往常那么做时，你就需要对具体情况具体处理。