历史已经进入了信息时代,新的时间支配方式,将影响我们工作和生活的每一个层面。作为企业家的经理,更要懂得“时间就是金钱,时间就是效益”的道理,倍加珍惜分分秒秒,加强对企业的时间管理。 一. 时间管理的误区 有些经理对时间的浪费是很惊人的,其中,有几种浪费时间的工作方式普遍存在于一些企业中间。 1.频繁转换工作 人的身体器官像其他装置一样,需要靠惯性维持运转。一旦停止运转就推动了动力,在间歇一段时间之后再去启动时,就需要花费更多的时间恢复失去的动力。而有的经理却似乎不明白这些,他们总是对工作没有超前的预见性和规划性。忙于安排员工作一些彼此毫无关联的事务性工作,因此浪费了大量的时间。基于这个道理,一个经理在工作中应该避免不必要的工作转移。如果他能作出适当的计划,就可以把一天或一个星期的主要工作集中分类,或是作阶段性的安排,以避免走回头路或作不必要的重复。 2.没有抓住中心 许多经理错误地认为,他们可以通过所谓的“先易后难”,首先处理极次要的项目来活跃他们的工作,其实这是一种不科学的耗损。这样做,实际上是回避创造性的工作。同样的,如果把重要的工作拖到一天中最忙的时刻来干,这时已很难有足够的精力来考虑它了。因此,在时间管理上应该安排一个主次顺序,次要的工作应摆在第二位,可放在精神最涣散的时候,或工作最不忙的时候来处理。 3.时间表排得太满 经理时间管理中的另一个错误,是用各种活动把一天的时间排得满满的,以致没有一点机动时间处理可能出现的突发事件。这其实是一种理想主义的时间管理方法,在现实的企业管理中根本行不通。因为这样一来,如果出现意外情况,经理就得被迫放弃计划中的工作,并会由此带来一连串的连锁反应。今日未完成的工作,不得不加进明日的时度表中。如此顺延下去,未结束的工作就会在办公桌上堆积如山,使经理感到心神不宁、压力重重。为了解决这些遗留问题的尾巴,经理不得不象个机器人似的逼着自己高速运转。这就很难对自己的工作和效率进行严格的评价了,更容易放宽标准放松要求,其后果也就可想而知了。 二.科学的时间管理方法 经理搞好时间管理的重点就是力争单位时间内做更多的工作,提高工作效率,有效利用时间。而有效利用时间的惟一方法,就是妥善地安排工作,使它系统化、组织化、计划化、这里介绍一些科学的时间管理方法。 1.备忘录或记事本管理法 准备一本日记本,然后在每个星期六计划下周要做的事,并将它有条不紊的列入笔记本中。除了有系统地计划工作外,还要预留出早、中、晚的机动时间,把预定的社交时间和业余生活安排妥当,也可把该月的事一一列入。时间表一经定妥,非遇特殊情况就不要轻易变更。 2.早间归类法 “一日之计在于晨”,早晨的时间最为宝贵。 每天起床后,应该思考当天的计划,在刷牙、刮胡子、穿着打扮时,在心中安排好当天的活动,以便使精神及早集中在工作上,使尚未清醒的脑子开始活动,及早进入工作状态。这样可以在到公司之前把时间安排好,而不需要等到坐在办公桌上才想到要列出计划。 3.一定完成法 同类工作之间有着联系性和一致性,最好安排一个专门的时间段来做。效率差的经理往往一件事还没有做完,又去插手另一件事,忙来忙去,自己焦头烂额却难以如愿。结果常常是半途而废,一事无成。要使事情办得顺当,就应该发挥头脑的韵律感,同一类的工作最好合并来做一次做完,不要躲避难题或留下尾巴。否则,这项工作下次再重新拾起来时,会耽误你更多的时间。 4.“化零为整”法 善于利用工作间隙的一些时间,如等待东西送达或者等待顾客会面等,可以把它们化为有利用价值的时间。例如可以用来考虑一些问题或读几页书等。一个公司经理每天从来不安排专门的时间看人事部门报来的文件,他把这些文件利用上厕所的时间一次读完。无疑也因此节约了不少时间。 三.做到“劳逸结合” 一般人精神集中、持续的最大限度给为两个小时。高节奏工作,超过两个小时,身体就会疲劳,意志随之也会变得散漫,效率自然随之下降。所以,为了有效率的开展工作,必须考虑保持精神集中状态的休息法。 工作中的负荷极限与蓄电池的放电过程极为相似。与其毫不间断地一直把它用完,倒不如短时间地、间断地用,这样反而会延长使用寿命,显得更加富有成效。经理对于自己和员工的工作节奏和精神的持续时间应该有所认识。因为工作的精神状态也是一种精力的付出与回收。所以一定要使其劳逸结合,达到一种动态的平衡。 按照这个规律,到了一定的时候,就要暂时停止思考并脱离原来的思维和工作状态。这时,不妨做些不费精力的工作,以取得暂时的休息,为下一轮的高效工作作好准备。以下是几种科学的休息方法: 从事这项工作的附属或搭配部分,例如写记录、整理资料,或其他不太费神的工作。 心不在焉时,不妨去喝杯咖啡,看看电视,翻翻报纸,或找人聊聊天,做些不用思考而又轻松的事情,以放松大脑,得到休息。如果是在家工作的话,可以小睡一会儿,作上几节健身的韵律体操或是到外面散散步。 四.充分利用每一天 如何充分利用好每一天,是每一个经理都应该关心的问题。那么,充分利用好每一天,究竟有哪些秘诀呢? 1.提前开始工作 提早开始工作,首先从家里就开始,例如尽量简单地翻阅报纸,不要贪睡、不要看电视或长篇小说等。尽量避免做不重要的事,这样至少可以节省十五分钟到半个小时的时间。另外在公司,为提早开始工作,见面时最好少谈昨天发生的事情,不要陷入无谓的闲聊和争论中去 。 2.避免作无用功 积极的人,常因其过于积极的个性,随时有新的构想出现,但这些构想与实践是否合拍,还有待于今后工作的检验。因此当一个新构想出来之后,不要匆匆忙忙地马上就去行动,而应让它暂时搁置一段时间,让时间来检验它的可行性,避免作无用功。 3.按照自己的步调行事 为了提高工作效率,就要防止忙中出错。与其操之过急,倒不如按着步调工作。在一定时间内,效率提高是一个缓慢的过程。如果一味求急,反而会弄巧成拙。 4.坚持到最后 即使已到午休时间或下班了,也不要轻易松懈自己的情绪,直到最后一分钟也要保持积极的态度。但如果时间表中没有安排加班的任务,一到下班或休息铃响也就不要再勉为其难,继续工作。这样,省下来的时间,一周积累下来就十分可观了。 5.作好计划 如果经理的工作都按照时间表进行的话,那么第二天的工作,就必须在前一天计划好。为了避免一些事情的遗漏,明天必须完成的事,可以预先记在备忘录上。经理最大的忌讳就是工作没有计划性。人在平静的时候总比在忙乱的时候冷静,如果工作没有计划性,则在忙乱的工作中很容易忘事,甚至贻误战机。
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